Route 4 – Lenkung von Dokumenten
Aus unserer Praxis
In den Unternehmen sind viele Dokumente vorhanden. Immer wieder stellen sich diesbezügliche Fragen:
Wie wichtig ist das Dokument, wer muss danach arbeiten, wie erhält diese Person alle benötigten Informationen, was muss auch archiviert werden usw. Diesbezüglich Regelungen helfen allen Beteiligten ihre Aufgaben gemäß den Anforderungen der Kunden zu erfüllen.
So sparen viele die Zeit des Suchens und der Ungewissheit ob sie die richtigen Informationen bereits haben oder noch nicht. Zusätzlich vermeiden Sie Nacharbeitskosten und Imageschädigung, wenn Waren anders als bestellt beim Kunden eintreffen.
Sicher läuft schon das meiste gut vereinbart in Ihrem Unternehmen, die meisten Unternehmen konnten jedoch die Norm gut als Checkliste nützen und ihr Vorgehen optimieren.
Zum Nachdenken
Lenkung von Dokumenten
a) Was zählen Sie alles zu den Dokumenten?
b) Für welche Dokumente soll der Qualitätsmanager oder die Qualitätsmanagerin Verantwortung übernehmen?
c) Wie lenken Sie Ihre Dokumente?
d) Welche Dokumente bleiben besser in der Obhut der jeweiligen Führungskräfte oder Fachbereiche?
e) Wie stellen Sie sicher, dass alle Dokumente wie z. B. Preislisten, technische Unterlagen, Zeichnungen, Normen, Kundenzeichnungen, Richtlinien, Vereinbarungen, etc. ihren Weg zu den betroffenen Mitarbeitern finden?
f) Wie stellen Sie sicher, dass externe Anforderungen wie Gesetze, Verordnungen, etc. ihren Weg zu den betroffenen Mitarbeitern finden?